Как написать претензионное письмо поставщику о поставке некачественного товара

Отношения между оптовыми продавцами и покупателями регламентируются Гражданским кодексом РФ (ГК РФ). Условия, на которых выстраиваются эти отношения,определяются сторонами по взаимному согласию, и становятся предметом для подписания договора купли-продажи. Подвидом такого соглашения выступает договор поставки, который содержит определённые квалификационные атрибуты. Из договора поставки следуют обязанности субъектов хозяйствования, связанные с передачей и приёмкой товара, и невыполнение этих функций становится поводом для начала претензионной работы.

Договорная работа

у девушки разбился мобильник и поломалась машина

Поставка товаров регулируется ст. 509 ГК РФ. По общепринятым правилам взаимоотношений между поставщиком и получателем, предусматривается равнозначность их обязанностей и прав. Однако конкретные условия сделки могут предусматривать в заключаемых договорах различные позиции, меняющие данный принцип паритетности.

При заключении договора поставки существует возможность предусмотреть так называемое нормально необходимое время (ст. 411 ГК), период которого будет зависеть от конкретных обстоятельств. В рассматриваемом сторонами проекте договора прописываются последствия, наступающие в случае несвоевременного подписания договора покупателем, например, такие, как самостоятельное изменение поставщиком стоимости продукции или полный отказ заключать соглашение. О принятом решении сторона, поставляющая товар, должна известить покупателя, новые договорные условия приобретают юридическую силу при получении второй стороной данного уведомления.

По умолчанию в договорах поставки прописываются следующие нормы:

  1. Период и порядок передачи товара.
  2. Способ допоставки продукции, переданной не полностью.
  3. Место и условия выборки товара.
  4. Расчёты за поставку товара.
  5. Меры, принимаемые при несоблюдении условий поставки.

покупатель, менеджер

Периоды поставки товара отдельными небольшими партиями прописываются в договоре, как существенные условия (ст. 508 ГК РФ).

Право поставлять продукцию имеет организация, осуществляющая коммерческую деятельность, которая самостоятельно производит продукцию или на профессиональной основе занимается её закупками.

Аналогично по поставочному договору передаются только те товары, сфера применения которых связана с предпринимательской деятельностью, а не для личных целей физических лиц.

Основными, регулируемыми договором поставки, являются отношения:

  • Производителя товаров с компанией, поставляющей сырьё, комплектующие изделия;
  • изготовителя продукции с организацией оптовой торговли.

Законодательство РФ предусмотрело возможное возникновение разногласий при подготовке договора поставки. В частности, статья 507 ГК РФ указывает, чтоорганизация, которая выступает инициатором заключения договора и при внесении в договор отдельных поправок предлагает свои условия (оферту) контрагенту, должна также приложить усилия для согласования неясных моментов в коммерческих взаимоотношениях сторон.

Методы, которыми это может быть решено, следующие:

  1. Согласиться с контрагентом на частичное изменение некоторых позиций договора.
  2. Пойти на компромисс по спорным пунктам договора.
  3. Отозвать проект поставочного договора.

В каждом варианте принятого решения организация, являющаяся инициатором договорных отношений поставки, должна за 30 дней уведомить о нём вторую сторону.

молоток, книга

И это важно, т.к. рассчитывающий на подписание договора контрагент может приступить к его частичному исполнению, и для второй стороны возможен риск возмещения убытков, обусловленных нежеланием согласования договора.

Существенное значение имеет процедура выполнения продавцомдоговорных обязательств, связанных с передачей продукции.Порядок поставки (отгрузки) товара может быть следующим:

  • отгрузка товара организации согласно договору;
  • отгрузка лицу, обозначенному в договоре, как покупатель;
  • указанному вотгрузочной разнарядкеуполномоченному лицу покупателя.

Отгрузочная разнарядка составляется, если покупатель наделён по договору правом определять условия отгрузки товара. Также договором устанавливаются содержание отгрузочной разнарядки и период передачи продукции продавцу. Данный срок не должен превышать 30 дней до начала отгрузки, при отсутствии установленного договором другого срока. Мероприятия, исполняемые поставщиком по отгрузочной разнарядке, характеризуются как встречное исполнение (ст. 328 ГК РФ).Если покупатель в предусмотренный срок не предоставил отгрузочную разнарядку, это создаёт угрозу обоснованного отказа от поставки ему продукции, в т.ч. от частичной или полной отгрузки товара.

В поставочных отношениях сторон, особенно при предусмотренных договором длительных сроках поставки и отгрузках товара частями, важно скоординировать вопросы пополнения недопоставленной продукции. Поставщику необходимо обеспечить постепенное восполнение недопоставленной продукции в пределах договорных сроков.

Кроме таких основных обязанностей получателя товара, как принять продукцию и произвести плату за неё, в поставочных отношениях существуют и дополнительные особые обязанности покупателя:

  1. В обозначенный договором или другими соглашениями срок произвести внешний осмотр товара.
  2. Проверить объёмы и качество продукции на соответствие задекларированным.
  3. Письменно сообщить продавцу о выявленных недостатках или несоответствиях.
  4. Обеспечить сохранность товара, от которого отказались установленным порядком, с обязательным и своевременным уведомлением поставщика.

Покупатель правомочен самостоятельнопроизвести возврат принятого на хранение отказного товара, его продажу или сбыт, причём обязанностью поставщика является возмещение связанных с этим убытков.

Принимая груз от транспортной компании, получатель обязан произвести сверку его соответствия по сопроводительным документам.

Оплата карточкой Покупатель, чьи требования по замене товара ненадлежащего качества или не той комплектации не выполнены в определённый срок, имеет особые права:

  • приобретение заказанного товара у иных поставщиков, с выставлением поставщику претензии на компенсацию затрат на их закупку;
  • отказ в оплате;
  • требование возврата уплаченной суммыдо устранения всех недостатков или замены товара, если покупатель уже произвёл плату за него.

Данные меры являются мотивацией для оперативного исполнения поставщиком своих обязательств по договору и дают возможность их применения без участия второй стороны.

При выборке товара (самовывоз)поставщик обязан обеспечить готовность продукции к отгрузке в установленном месте с соответствующими условиями, а также информировать покупателя.

Направлять получателю специальное уведомление необязательно, если договором установлено время на вывоз продукции, например, 15 дней после произведённой предоплаты.

Важныммоментом, требующим согласования обеих сторон, являются погрузочно-разгрузочные работы, т.к. кроме необходимости учесть, кто будет нести расходы на выполнение данных работ, может возникнуть ситуация с причинением товару ущерба, например, в виде боя, что может являться причиной для заявления претензионной жалобы.

При поставке товаров необходимо принимать во вниманиефактор риска случайной гибели. По умолчанию данный риск возлагается на собственника продукции.

Не разрешаетсякомпенсациянедопоставки товара одному получателю за счёт другого, если это условие не закреплено в договоре или не отражено в отгрузочной накладной. Такое же правило применяется в аналогичной ситуации не со всем товаром, а с отдельными его наименованиями (п. 2 ст.512 ГК РФ).

Если порядок транспортировки товара и используемый для этого транспортне установлены условиями договора, то право выбора остаётся за поставщиком.

Основания для заявления претензии на качество

Претензия Досудебная процедура урегулирования возникших разногласий имеет важное значение. Претензия поставщику по качеству товара, образец оформления которой законодательно не определён, как и любая претензия, призвана побудить стороны к самостоятельному решению спора, без суда.

В поставочных отношениях качество продукции имеет первостепенное значение, и как показывает практика, именно данный вопрос становится основным поводом для заявления досудебных претензий или судебных споров. Как правило, качество товара оценивается по совокупности показателей, характеризующих определённую его специфику.

Поставка товара требуемого качества – непреложная обязанность поставщика по договору (ст. 469 ГК РФ).

Соответствие продукции определённым требованиям по качеству следует закрепить в договоре. Если сторонами документально не прописаны условия по качеству, то по умолчанию учитывается пригодность товара для применения по предназначению.

Согласно федеральному законодательству существуют обязательные требования, относящиеся к обеспечению таких видов безопасности при эксплуатации оборудования и объектов, как пожарная, биологическая, экологическая, ядерная и радиационная, а также обеспечение электромагнитной совместимости.Прочие требования, относящиеся к качеству продукции, которые содержатся в ГОСТи ГОСТР, в настоящее время носят рекомендательный характер.

Процедура досудебного порядка решения спора, связанного с качеством продукции, согласно ст. 4 ч. 5 АПК РФ является обязательной. Еслиполученный товар или часть его имеют брак, то в адрес поставщика необходимо направить письменную претензию. Продавцу отводится 30 дней на возможность добровольно выполнить претензионные требования.

Законодательство трактует, что получатель товара может лишиться права удовлетворения жалобы на качество в случаях:

  1. Приёмка товара произведена с нарушением установленных правил.
  2. Нарушение договорных сроков получения товара.

Правильным будет зафиксировать в поставочном договоре срок гарантии (годности) товара, и его соответствие качеству не только при переходе права собственности, но и на протяжении всего периода гарантии.

калькулятор, ручка, листок

При выявлении несоответствия качества поставленной продукции составляется акт обнаружения недостатков,а затем и претензия поставщику по качеству товара, к которой кроме прочих документов можно приложить образец бракованного товара в виде фотодокумента.

К составлению акта может быть применён шаблон формы ТОРГ-2, и желательно оформить акт в день выявления брака или порчи товара, при отсутствии возможности –на следующий день. В акте должны присутствовать следующие основные реквизиты:

  • место и дата составления;
  • должности, Ф.И.О. уполномоченных лиц от заинтересованных сторон;
  • описание обнаруженных дефектов продукции;
  • подписи представителей сторон, оформлявшихрекламацию.

Отказ стороны поставщика от подписи акта не делает акт неправомочным при условии надлежащего письменного уведомления продавца о необходимости комиссионно заактировать дефекты продукции. Отказ от подписания актафиксируется соответствующей записью в нём.

Если качество товара пострадало в результате нарушений порядка транспортировки, то акт обнаружения недостатков составляется в присутствии и с подписью водителя или представителя транспортной компании.

При заинтересованности обеих сторон в решении спора претензионным порядком, следует закрепить это в позициях договора поставки. Данное условие, дающее возможность рассмотрения претензии в строго определённых рамках, будет выгоден всем, как исключающее возможность волокиты и других злоупотреблений правами. Даже на этапе подготовки договора, если такие положения отсутствуют, можно заявить требование об их включении. Кроме этого, допустимо, если договор уже исполняется, подписать дополнительное соглашение, закрепляющее порядок предъявления и рассмотрения претензий.

Порядок вручения и принятия претензии

ноутбук, мини-ящики

Письмо-претензия о некачественном товаре и при возможности заверенный как документ образец брака должны быть направлены поставщику заказным письмом на юридический адрес организации, поставившей некачественный товар. Также гарантией получения претензии, будет вручение её под расписку руководству компании или уполномоченному представителю.

Существуют и другие способы передачи претензии:

  1. По факсимильной связи.
  2. На электронный почтовый ящик.

Однако, необходимо учитывать, что при отправке претензии данными способами могут возникнуть осложнения с подтверждением в суде факта получения претензии поставщиком.

Суд может не признать факсимильное или электронное письмо, как отвечающие в полной мере признакам претензионных документов.Вместе с тем факс или электронная почта могут выполнять дублирующую роль.

Аналогичным будет и порядок приёма ответа на претензию. Этот документ имеет силу при наличии подписи руководителя организации, поставившей товар или его уполномоченного лица, и вручён покупателю лично или заказным письмом.

Существует несколько возможных вариантов реагирования на претензию.

Удовлетворение претензии полностью

курьер, коробка с товаром, покупатель

Если поставщик соглашается на все выдвинутые требования, такая претензия считается полностью подлежащей удовлетворению.

Принятые меры и сроки выполнения заявленных требований излагаются в ответе на претензию.

Частичное исполнение или отклонение претензии

При отказе полностью выполнить претензионные требования или при частичном согласии необходимо получить от поставщика аргументированное пояснение отклонения претензии с подтверждением обоснованности данного факта конкретными пунктами договора, нормами законодательства и копиями документов.

Игнорирование претензии

Отсутствие какой-либо реакции и письменного отклика на претензию в срок, если данная ситуация не регламентируется условиями договора, означает отказ поставщика исполнить требования покупателя, что даёт последнему право подать иск в суд.

Правила оформления претензии

На юридических и правовых сайтах в интернете можно бесплатно скачать различные по форме и виду образцы претензий.

Но следует учитывать, что претензия о некачественном товаре поставщику, образец и реквизиты составления которой можно закрепить в договоре, является официальным документом и должна соответствовать установленным требованиям, предъявляемым к документам претензионного характера.

мешок, доллары

В претензии необходимо указать:

  • наименование юридического лица, в чей адрес заявляется претензия, или уполномоченного на рассмотрение претензии лица, с указанием адреса и телефона;
  • наименование лица, заявляющего претензию также с адресом, телефоном и дополнительно с банковскими реквизитами;
  • дата и регистрационный номер претензии;
  • информация о нарушении конкретных условий договора, спецификаций, иных нормативно-технических актов;
  • чётко изложенные, возможно, в жёсткой, но не выходящей за рамки делового этикета форме, требования получателя товара, например, такие, как уплата денежных средств согласно расчёту, замена некачественной продукции, устранение недостатков и др.;
  • точный расчёт суммы претензии, если заявляется денежная компенсация;
  • предупреждение о возможном иске в суд при оставлении претензии без удовлетворения или нарушении сроков её рассмотрения, с указанием взыскания всех связанных с этим дополнительных расходов (допускается, но необязательно);
  • перечень всех документов, послуживших обоснованием для оформления претензии;
  • подпись уполномоченного лица и оттиск печати организации.

Необходимости прилагать к претензии и направлять поставщику копии документов, которые у него имеются, нет.

Образец претензии

Претензия поставщику по некачественному товару имеет образец и структуру, аналогичные типовым документам данного вида. Например:

Директору ЗАО «Поставщик»

Ф.И.О. ____________________

Адрес ___________________

От ______________________

ГУО ДЮСШ______________

ИНН:____________________

р/с: ______________________

Адрес: ___________________

ПРЕТЕНЗИЯ

Согласно договору поставки № _______

от «___» _____ 20__ г. ЗАО «Поставщик» обязано было поставить нашей организации ГУО ДЮСШ офисную бумагу для широкоформатных принтеров в количестве 35 упаковок по 500 листов в каждой на сумму _______ (прописью__) рублей 00 копеек.

При приёмке товара, поступившего «___»______ 20___г., обнаружено нарушение ___ упаковок и замятие бумаги.

На основании изложенного, руководствуясь пунктом 4.2 договора и ст. 475 и 483 ГК РФ

ПРОШУ

В течение ___ рабочих дней с момента получения даннойноутбук, руки претензии заменить товар ненадлежащего качества в количестве ___ упаковок качественной продукцией, в соответствии с договором.

Приложение: Акт (форма ТОРГ-2) от «___» ____ 20__г.

Директор ГУО ДЮСШ __________

Главный бухгалтер ______________

Приведённый образец претензии, заявляемой по качеству товара поставщику, носит примерный характер. С учётом конкретной ситуации в него допустимо включать дополнительные реквизиты и уточняющие поправки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

одиннадцать − шесть =

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: